社労士の書類整理を自動化して、月40時間をコア業務に

私は社会保険労務士です。顧問先の労務管理をサポートする中で、4月と10月は特に忙しい時期になります。人事異動や組織改編に伴い、社会保険と雇用保険の手続きが集中するためです。

申請そのものは慣れた作業ですが、申請後の書類整理が意外と面倒だったのです。

公的機関から届く公文書のZIPファイルをダウンロードし、展開。PDFを確認して、日付と氏名を手作業でファイル名に入力。「20250930_山田太郎様_健康保険資格喪失確認通知書.pdf」という形式にリネームし、OneDrive上の適切なフォルダに格納していきます。

70社以上の顧問先があり、さらに社会保険関係、雇用保険関係、資格取得届、資格喪失届...と階層も深い。正しいフォルダを探して格納するだけで、1件あたり5分程度かかります。

月に100件処理すると、500分（約8時間）です。

時間もさることながら何より毎回地味に面倒だということが小さなストレスになっていました。

この時間を、助成金申請や人事評価制度の構築など、売上に直結する本業に使えたら――そう考えて、業務自動化の専門家に相談しました。

自動化ツールの導入

開発されたのは「書類自動整理システム」です。

主な機能：
1. 公文書ZIPの自動検出: 書類ダウンロードフォルダ後のツール起動で書類自動判別かつ全自動処理
2. 顧問先の自動判定: XMLやPDFから事業所名を読み取り、既存フォルダと70%以上の類似度でマッチング。さらに必要に応じてXMLからPDF化も自動。
3. 階層フォルダの自動生成: 複雑な階層構造を自動作成
4. ファイル名の自動生成: PDFを解析して日付・氏名を抽出、自動リネーム
5. OneDriveへの自動格納: 処理完了後、ログで確認可能

導入後、1件あたりの処理時間が5分から10秒以下に短縮されました。

例）
月100件の処理時間：
- 従来: 500分（約8時間）
- 現在: 17分

約7.5時間の時間が生まれました。

書類自動整理システムの導入により生み出された時間を、有効に活用できるようになりました。

他の士業にも応用可能

このシステムの本質は、「顧問先ごとの階層フォルダ管理の自動化」です。社労士だけでなく、弁護士、行政書士、司法書士など、顧問先ごとにファイルを管理するすべての士業で活用できる仕組みです。

書類整理が自動化されることで地味なストレスから解放され、本来の専門業務に集中する――これが、士業の生産性向上の一歩になればと考えています。

【開発者情報】
- ココナラ実績: 715件の完全満足評価（2025/10/30現在）yousystem（ユーシステム）
- 専門分野: 業務自動化・効率化、PDF処理、ファイル管理システム、AI関連システム、RAG
- 対応可能: 社労士、弁護士、行政書士、司法書士など士業全般